Vier voortgezet onderwijsscholen in Noordoostpolder en Lemsterland: Zuyderzee Lyceum, de Bonifatius Mavo, het Emelwerda College, Vakcollege Noordoostpolder en het Berechja College, bieden met gezamenlijk 470 medewerkers onderwijs aan ruim 4.150 studenten verdeeld over 9 locaties.
De VO-scholen hebben nu ieder hun eigen ICT-infrastructuur en ICT-afdeling. Drijfveren hiervoor zijn: verbeteren kwaliteit dienstverlening, verlagen kwetsbaarheid dienstverlening o.a. door bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van aantal medewerkers en kostenreductie vanwege een beperkte krimp in het aantal leerlingen de komende jaren. Zij willen gaan samenwerken op ICT-gebied. Als eerste stap is een gezamenlijk Hoofd ICT aangenomen. Om de samenwerking verder vorm te geven, willen de besturen op ICT gebied verkennen wat de mogelijkheden zijn voor samenwerking.
De IT Regisseur heeft met de ICT-medewerkers en bestuurders de mogelijkheden tot ICT-samenwerking onderzocht:
• De eerste stap in het proces is een analyse van de huidige situatie (“ICT-foto”) t.a.v. ICT-gebruikers, -organisatie, -dienstverlening, -infrastructuur en –kosten. Dit als uitgangspunt voor scenario’s en het ontwerp van de toekomstige ICT-dienstverlening.
• De tweede stap is een analyse van de motieven voor samenwerking (baten) en een sterkte-zwakte van de partijen. Het analyseren van de eigen behoeften is misschien wel de belangrijkste stap om te komen tot samenwerking. Vanuit de behoeftes en sterkte-zwakte analyse is er gekeken naar samenwerkingsvorm: projectbasis, netwerkmodel, centrummodel of Shared service center (SSC). Op welke vlakken die haalbaar zijn en onder welke voorwaarden.
• In de derde en laatste stap zijn, op basis van de analyse van de huidige situatie en visie op samenwerking, concrete voorstellen gedaan t.a.v. de aanpak en vervolgstappen in de tijd uitgezet.
Belangrijke lessen in dit proces zijn:
• Management commitment – essentieel is dat er op bestuursniveau commitment is om samenwerking aan te gaan en dat men bereid is een deel van de autonomie op te geven voor de verwachte baten. Dit vereist wederzijds vertrouwen.
• Integrale benadering – ICT-dienstverlening gaat over het geheel van gebruikers, techniek, processen, mensen en kosten. Zo moet er ook naar gekeken worden bij de mogelijkheden tot samenwerking en de scenario’s.
• Draagvlak creëren – betrek ICT-medewerkers in het proces. Hoe lastig en gevoelig dat ook is. Zij zijn tenslotte degene die moeten gaan samen’werken’. Heb oog voor weerstand, maar houd vooral ook de voordelen voor hen voor ogen.
• Stapsgewijze aanpak – maak onderscheid in korte en lange termijn acties. Het is relatief makkelijk om te komen tot een gezamenlijk overleg en inkoop. Personeel delen en gezamenlijk hardware en applicaties beheren is een stuk complexer. Doe datgene wat kan en maak een plan in de tijd hoe je vervolgstappen gaat zetten.
Het resultaat is een weloverwogen advies op basis waarvan de bestuurders een (intentie)besluit kunnen nemen om wel/niet te gaan samenwerken en als eventuele vervolgstap het plan verder in detail uit te werken en uit te voeren.