Een bekend fenomeen bij dynamische bedrijven en instellingen; er lopen veel, te veel projecten voor de omvang van de organisatie. Hierdoor zie je de focus afnemen en de doorlooptijd per project toenemen. Het resultaat: het aantal projecten die tijdig binnen budget worden afgerond  neemt ook af.  Harder rennen en meer ballen in de lucht houden helpt niet meer.  Het is tijd voor flow – slimmer werken met een andere Multi-Project Management aanpak.

Dynamische project omgevingen

Multi-Project Management omgevingen hebben gelijktijdig meerdere projecten onderhanden waarbij dezelfde resources (projectleiders, architecten, specialisten, beheerders, leveranciers) gedeeld worden. Dit varieert van enkele tientallen tot soms meer dan 100 parallelle projecten. Project managers maken een projectplan met capaciteitsreserves en tijdsbuffers om vertraging op het kritieke pad  op te vangen. Deze project plannen worden gesynchroniseerd op basis van de gedeelde resource allocaties.

Werkt dit?
Nee. Het gaat ervan uit dat de tijdsduur dat projectmedewerkers nodig zijn goed is in te plannen. En dat is helaas niet het geval.  In de praktijk zijn er tegenvallers: zieke projectmedewerkers, operationele verstoringen, vertraging in bestellingen en activiteiten die er ‘even’ tussendoor moeten. Ook bij andere projecten, die gebruikmaken van dezelfde beperkte resource capaciteit.

De reden: een planning kijkt alleen naar tijd en budget – maar vaak niet naar actueel beschikbare resources. Als er ongelimiteerde resource-capaciteit zou zijn, dan is dat geen probleem. Echter dan zouden ongewenst de kosten exponentieel toenemen en de efficiëntie van de organisatie afnemen.

Wat is het gevolg?

Iedere project manager vindt zijn/haar project het belangrijkste en schreeuwt  het hardst om resources. “Alles is ineens belangrijk, overal wordt aan gewerkt”. Wat leidt tot “afstemmen, her-plannen van taken en resources, escaleren… de doorlooptijd en kosten nemen toe en de kwaliteit neemt af”.  Ook als planning wel haalbaar is raakt in de praktijk de tijdsbuffer op. Je herkent wel het gevoel van “ik heb tijd genoeg” of “activiteit is niet kritiek, komt later wel”.

Het gevolg is dat alle taken voortgang laten zien, maar geen enkele taak direct volledig wordt afgerond. Dit levert een enorm verlies aan efficiency op! De projecten kosten meer en worden veel later opgeleverd. De oorzaak is moeilijk te vinden. Frustratie en demotivatie is het gevolg.

Minder is Meer

Het is beter om een beperkt aantal projecten onder handen te hebben en ook daadwerkelijk af te ronden, voordat met andere projecten wordt gestart. Ook omdat er maar een beperkte capaciteit is om deze inspanningen te leveren. Er zal dus samen met de business geprioriteerd dienen te worden (focus).

In een fabriek begrijpen we dat het niet logisch is om orders/batches aan te bieden, als de voorgaande order/batch op de productielijn nog niet is afgewerkt. Betekent alleen maar omsteltijd en -kosten.

Pas wat oppakken, als je het kunt afmaken

Mensen zijn slechte multi-taskers. Als ik als Project manager aan 1 ICT-project werk heb ik 100% focus, bij 2 parallelle ICT-projecten neemt de focus af en bij 3 parallelle ICT-projecten wordt het jongleren en gaat het merkbaar ten koste van de kwaliteit. Ditzelfde is mijn ervaring met Programma management. Een programma met 6-7 Project managers die ieder weer 2-3 ICT-projecten aansturen is wel zo’n beetje het maximum waarbij je kwalitatief en integraal het resultaat kunt besturen. Dit principe geldt voor alle project resources. Als medewerkers overladen worden dan gaat de output omlaag. De oplossing is de workload te verlagen in lijn met de beschikbare resource capaciteit… het directe gevolg is directe verbetering van de output.

De oplossing FLOW creëren

Vergelijk dit alles met spookfiles; waarbij auto’s met steeds wisselende snelheden rijden, al remmend en optrekkend. Iedereen wil de eerste zijn! De oplossing is ook vergelijkbaar; een flow creëren door het verkeer te doseren en de doorstroming te regelen middels advies snelheden op basis van de actuele verkeerstoestand.

Ook multi-projecten kunnen op basis van prioriteit en (resource) capaciteit als een flow worden bestuurd. De oplossing is het verbeteren van de efficiency en doorlooptijd door projecten op basis van prioriteit als een proces te besturen. Hoe je dit kunt doen ga ik je de volgende keer uitleggen.