Regie over meerdere leveranciers
Sinds de implementatie van ERP-systeem, online huurdersportaal en document management systeem bij een woningcorporatie zijn er prestatieproblemen geconstateerd. Hoe pak je de performanceverbetering aan?
Na een afweging van urgentie en impact, is de prioriteit van de performanceverbetering bepaald op een drietal processen: verhuur, goedkeuring en ondertekening van huurcontracten.
De leveranciers zijn on- en offshore softwareleveranciers met verschillende nationaliteiten, die allemaal hun eigen softwarepakket vertegenwoordigen. Tja, dan wordt het wellicht vingertjes wijzen. Niets is minder waar! De nut en noodzaak wordt gelukkig door iedereen herkend. Na de discussie SLA versus RFC’s, lees dollartekens, starten we op een gestructureerde wijze aan het project.
Omdat onbekend was welk systeem de bottleneck vormde zijn we gestart met de uitvoering van stress-testen van de processen. Tijdens de stress-testen zijn alle gebruikte systemen en resources gemonitord. De testresultaten zijn in meerdere (snelkookpan) sessies geanalyseerd met de leveranciers. Hier bleek toch al snel de complexiteit in te zitten. De logging van de ene leverancier sloot niet goed aan op de logging van de andere leverancier. Door specialisten van de leveranciers via video conferencing virtueel naast elkaar te zetten en testen te combineren is dit opgelost. Een wijze les voor de volgende keer om hierover eenduidige afspraken te maken.
De succesfactoren van dit regieproject zijn de:
- Strakke, consequente voering van de (snelkookpan) sessies,
- continu bewaking en opvolging van de actiepunten,
- vlotte besluitvorming (tip: zorg voor een beslisser),
- en snelle informatie verspreiding over relevante ontwikkelingen.
Op deze manier hebben we de vinger op een aantal zere plekken kunnen leggen en voorstellen uitgewerkt om te komen tot een performance verbetering die inmiddels ook naar tevredenheid is gerealiseerd.